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Challenge : consulter votre boite mail une fois par jour : 4.5 étapes pour y arriver !

A trop regarder vos emails, vous ne faites que ça de la journée ! Et pourtant, vous n’avez pas que ça à faire : votre entreprise vous attend ! Et si je vous disais que vous pouvez consulter votre boite mail une fois par jour, sans être débordé-e.
Suivez-moi, voyons ensemble les étapes pour réussir ce challenge ! Car oui, c’est un challenge, et il est bien costaud !

Voici 4.5 étapes à essayer de suite !

Etape 1 – Fuyez les spams

Ah ces spams, ces fameux spams, on en reçoit tout le temps, et de plus en plus.
Savez-vous que vous pouvez vous désabonner des spams, des vrais spams (pas des newsletter de votre blog préféré bien sûr :D).

Ainsi, chercher soit à mettre ces spams dans un dossier dédié, soit à les supprimer complètement.
Filtres et automatisation des mails sont vos amis pour arriver cette première étape.

Etape 2 – Enlever toutes les notifications des réseaux sociaux

En plus des spams, les réseaux sociaux, comme Facebook ou Twitter, vous envoie à longueur de journée des informations pour vous inciter à aller revenir sur leur site.

Une fois encore : soit vous allez directement dans les paramétrages de vos réseaux sociaux, soit vous créez des filtres dédiés, pour supprimer toutes ces informations soit-disant très importantes.

Déjà, vous allez commencer à y voir plus clair, non ?

Etape 3 – Traitement à la source, pour consulter votre boite mail une fois par jour

torrent de mails

Si l’on regarde un fleuve (par exemple la Loire, juste à côté de chez moi), on a du mal à imaginer qu’au début, tout au début, on a une source, qui est plus petite qu’un ruisseau.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu  Du temps tu apprécieras, et pour de vrai !

Puis sur son chemin elle a rencontré des affluents, des rivières qui ont continué à agrandir son lit, à faire grandir le débit du fleuve.

Et si l’on pouvait mettre un bouchon sur la source de chaque fleuve : il n’y aurait plus de Loire, ni de Seine, non ?

Voyons comment faire pour réussir à diminuer le débit de nos mails, en s’attaquant à la source.

Éduquer ceux qui vous envoie des mails

Pour réussir à consulter votre boite mail une fois par jour, il faut tout d’abord éduquer les personnes qui vous envoient des mails.

Dites-leur que vous préférez les SMS, ou bien les appels.
Prévenez-les que vous ne répondrez pas à vos mails de manière urgente, dans la minute.

Puis, montre aussi l’exemple : n’envoyez pas de mails à 02h00 du matin.
Tout d’abord, il est bien trop tard pour envoyer un mail, et secondo, vous montrez à votre destinataire qu’il peut faire de même.

Et enfin, ne soyez pas tout le temps sur votre téléphone, au taquet sur votre boîte mail (vous avez enlevé les notifications des mails sur votre téléphone ?)

Créer un process d’utilisation

Pour diminuer encore plus le débit du fleuve de vos mails, continuez par analyser vos mails.

Posez-vous les questions suivantes :

  • Lesquels sont urgents ?
  • Lesquels peuvent attendre ce midi ?
  • Quels mails pourront être traités dans la semaine ?
  • Certains mails sont-ils vraiment à répondre ?

Et puis, définissez par la suite ce que vous faites pour chaque catégorie :

  • Pour les mails urgents : mieux vaut envoyer un SMS, ou Skype, gTalk, Yammer, Slack, …
  • Si c’est encore plus urgent, l’appel est sans doute plus approprié
  • S’ils sont à répondre dans la semaine : lesquels sont plus prioritaires ?
  • Pour ceux qui ne sont pas si importants : un mail auto-répondeur peut peut-être suffire ?
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Informer tous ceux qui vous envoient des mails

Pour réussir cette troisième étape, la clef réside aussi dans la communication.

Parlez-en à vos clients, à vos fournisseurs.
Informez-les de cette étape, que vous ne souhaitez plus recevoir trop de mails.

Résister

Le plus dur une fois que le process est mis en place et est communiqué, c’est de résister pour transformer cette envie en habitude.

Et ce chemin va être long, car les tentations, les dangers vont être nombreux :

  • Un client mécontent va menacer d’arrêter de travailler avec vous si vous ne changez pas cette nouvelle habitude
  • Un prestataire va vous harceler durant des heures jusqu’à ce que vous répondiez (expérience vécue douloureusement)
  • Un autre va vous envoyer un mail à 1 heure du matin pour tester votre résistance (ils sont encore trop nombreux à faire ça, vous ne trouvez pas ?!)

Résistez à la tentation, petit à petit, vous allez y arriver !

Etape 4 – Créer des filtres

Vous avez réussi à atteindre cette étape : bravo !
Car l’étape 3, c’est l’étape du feu, celle qui va tester vos résistances, qui va vous mettre en danger.

Cependant, l’étape 4 est aussi difficile : il va falloir accepter de faire un tri dans ce qui est urgent.

Grâce à la mise en place du process d’utilisation, vous avez défini que les messages vraiment urgents se traitent par messagerie instantanée (par exemple).

Vos salariés, vos collègues, clients et fournisseurs, vont s’engouffrer dans cette brèche :  ils vont vous écrire par ce moyen, tout le temps.

Et vous voilà pris au piège !
Leur argument ? “C’est urgent, sinon tu imagines bien que je ne t’aurais pas contacté-e”.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu  Papa et Marketeur : Petites astuces à destination des nouveaux papas !

Alors comment réussir à consulter votre boite mail une fois par jour et ne pas passer son temps sur messagerie instantanée ?

Grâce aux filtres !
Vous pouvez régler votre outil de messagerie instantanée pour vous envoyer des notifications que lorsque certains mots clefs sont présents.

Etape 4.5 – Ajouter une signature

ajouter une signature
Photo by Aaron Burden on Unsplash

Et voici la dernière astuce pour consulter votre boite mail une fois par jour : ajouter une signature dans vos mails pour avertir que vous pratiquez l’écologie temporelle.

Comme ça vos sources seront au courant que vous ne répondez pas tout le temps, que vous ne consultez vos mails qu’une fois par jour.

Voici un exemple de signature que j’utilise et qui fonctionne bien :

Je pratique l’écologie temporelle : je ne regarde mes mails qu’à 12h30 tous les jours (sauf le week-end). Je vous réponds donc au maximum dans une journée.

 


Et vous, vous faites comment pour vous en sortir avec les mails ? Vous avez réussi à mettre en place les 4 étapes ? Comment ça s’est passé ? Racontez-moi 🙂

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