trello ou postit

Des outils pour la famille et l’entreprise – Découverte de Trello

Comment réussir pour bien s’organiser à la maison, en entreprise ? Bien souvent les méthodes “je mets des post-it partout” ou bien “j’ai des listes par centaine” sont les plus citées. Et si l’on utilisait un outil en ligne pour nous faciliter le suivi. Découvrons ensemble comment un outil comme Trello (je vous rassure, je n’ai aucune action, je ne reçois aucune commission de Trello pour faire cet article) peut vous être utile à la maison, et aussi dans votre entreprise.

C’est sûr je vais m’en rappeler

Penser à étendre le linge …
Aller chercher les enfants à 18h ce soir …
Et l’aspirateur qui doit être fait avant vendredi …

Premier réflexe, garder toutes ses idées en tête : après tout c’est sûr vous allez vous en rappeler, non ?!
Et arriver le soir chez vous … vous avez oublié ce qu’il y avait à faire !

Flûte, pourtant vous étiez sûr de vous en rappeler ce matin !

Des journées très actives

Avec la vie active que nous avons nous les parents entrepreneurs, nous devons penser à des centaines de choses par jour.
Or, quand nous arrivons à bien dormir, à être bien reposé-e, pas ou peu stressé-e, notre cerveau, notre mémoire est plus disposée à se rappeler tout ce que nous avons à faire.

Mais il faut bien l’avouer, cet état où ne sommes pas stressés, pas fatigués, n’arrive … presque jamais !
Les journées sont souvent une course contre la montre, et l’on manque souvent de temps pour tout faire ce que nous avions prévu de faire.

Avec, en plus, tout ce qu’il faut  se rappeler, tout ce que l’on doit penser à la maison, notre cerveau n’arrive pas toujours à faire le tri parmi tout ce qu’il y a à faire, et à quel moment il faut le faire.

Alors comment faire pour s’en sortir ?

Ecrire ses idées, ses pensées

Au lieu de faire confiance à sa mémoire et à son cerveau, pourquoi ne pas utiliser un support utilisé depuis la nuit des temps (ou presque, je suis d’accord) : le papier.
Oui, un simple papier, crayon.

Je vous vois déjà venir : oui, je parle bien de papier crayon pour l’instant. Je vous parle dans peu de temps de Trello, un peu de patience.

Bon revenons à notre papier crayon.
Même si vous n’êtes pas un-e grand-e écrivain-e, vous verrez, le papier crayon seront vos amis.
Comment ?

En adoptant un réflexe unique : j’ai une idée, je l’écris sur un papier. Je pense à quelque chose, je le note par écrit.
La clef ici c’est de ne surtout pas attendre pour le faire. Dès que l’idée est là, notez là.

Choisir le papier crayon

prendre des notes par ecrit
Photo by Thomas Martinsen on Unsplash

Une idée, un papier, un crayon et le tour est joué !
Rien de plus facile n’est-ce pas ?

En fait, vous verrez ce n’est pas simple du tout, et bien souvent on oublie de noter en croyant encore qu’on va s’en rappeler le soir, ou le lendemain (voire même dans 10 minutes).

Ok, une fois passer cette étape, où pouvons-nous noter les idées, les actions à réaliser ?

En fait, ça va dépendre de ce que vous avez à noter :

  • Noter des idées générales, des idées de business
  • Noter des tâches, actions à réaliser dans la journée, la semaine

Des idées à moyen, long terme

Vous avez une idée autour de votre entreprise qui va révolutionner votre business ? Vous avez pensé à un nouveau process pour améliorer une partie de votre entreprise ?

> Privilégiez ici un cahier de notes, d’idées toujours à portée de main.

Noter des tâches à courte durée

Une course à faire ce soir ? Pensez à appeler le médecin dans la journée ? Rappeler tel client ou tel salarié pour avancer sur un dossier ?
Ces tâches sont de courtes durées, pas besoin de les noter dans votre cahier d’idées.

Pourquoi ?
Votre tâche, une fois réalisée, n’a plus d’intérêt à exister sur votre papier.

> Pensez à utiliser des post-it, bien pratiques pour écrire de manière concise ce qu’il y a à faire.

Des listes dans tous les sens

Revenons quelques mois plus tard. Vous avez mis en place les post-it pour vous aider à vous rappeler tout ce qu’il y à faire.
Oui mais voilà, vous en avez partout des post-its, tous remplis de centaines de choses à faire.

Vous en trouvez même dans les poches de pantalon quand vous préparez la lessive.
Vous en avez sur votre bureau, sur votre buffet.

Les post-its vous envahissent !

Et puis, arrive un nouveau problème … Le post-it avec la tâche très importante qu’il fallait à tout prix se rappeler est …resté à votre bureau.
Vous vous étiez juré-e ne pas l’oublier avant de partir du bureau.

Et puis, avec tous ces post-it partout, vous ne retrouvez pas celui qui était important pour demain.

C’est sûr, il va falloir trouver un autre moyen de tout se rappeler.

Utiliser des outils en ligne, Trello en exemple

Utiliser un outil en ligne pour suivre toutes ses tâches devient alors presqu’une évidence, non ?

OK, le papier a ce quelque chose de rassurant, nous rappelant peut-être notre enfance, et ce côté très scolaire (qui sait ?)

Pourtant, utiliser un outil en ligne a beaucoup d’avantage :

  • Vous y avez accès chez vous et aussi au travail
  • Même en rendez-vous chez un client vous pouvez y avoir accès
  • Vous pouvez l’utiliser depuis un jouet que nous avons presque toutes et tous : notre smartphone.
  • Vous pouvez aussi, pour certains outils, le partager avec vos collaborateurs, votre conjoint-e

Et c’est là que je vous présente un outil en ligne que j’utilise tous les jours :  Trello.

Trello, un outil pour sauvegarder ses idées

J’ai essayé de nombreux outils pour bien suivre mes tâches, mes actions, mes idées.
Citons par exemple :

  • Notes, de l’Iphone
  • Google tasks, lié à l’agenda
  • Les mails, dans gMail
  • Un document gSheet (Excel de Google gDrive)

Chacun avait leurs avantages, mais dans la durée, ils ne m’ont pas convaincu (trop compliqué, ou bien pas présent sur iPhone pour d’autres, …)

La sélection était sévère, car je devais aussi pouvoir emporter l’adhésion de mes collaborateurs, et à la maison, de ma conjointe (et plus tard de mes enfants).

Et c’est là que j’ai découvert Trello.
Pour sauvegarder mes idées, chaque idée, c’est l’idéal : un simple clic pour ajouter une idée.
Et sur smartphone, une simple pression du doigt.

Comme ça, plus aucune idée n’est perdue.
Et comme nos téléphones sont quasiment tout le temps à porter de main, (même quand on dort et qu’on se réveille la nuit avec une nouvelle idée), nous sommes assurés de pouvoir tout noter, sans perdre notre idée.

trello pour ajouter ses idees

 

Trello, très pratique pour gérer les tâches quotidiennes de la semaine

Avec la découverte de la puissance de Trello (oui, ok je m’emballe un peu, je vous laisserai juger par vous-même), vous ne serez pas limité pour gérer aussi toutes les tâches à faire dans la semaine.

Comment ?
En appliquant un principe venant du monde de l’industrie : le Kanban.
Avec trois listes, vous pouvez à peu près tout gérer :

  • A faire
  • En cours
  • Fini

trello kanban

 

Pour votre famille, et pour votre entreprise

Trello est un outil qui peut vraiment être utilisé en entreprise avec vos salariés, pour :

  • gérer vos projets
  • être un moyen de communication avec vos équipes
  • vous permettre d’organiser vos idées

Et il est aussi, comme vous l’avez vu, très utile pour la maison, vous pourrez :

  • prévoir ce qu’il y a à faire dans votre maison, votre appartement
  • penser à tout ce qu’il y a à faire dans la semaine
  • améliorer la communication avec votre conjoint-e.

 


Et vous, vous utilisez un outil pour suivre vos tâches au quotidien ? Vous avez déjà essayé Trello ?

 

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4 commentaires sur “Des outils pour la famille et l’entreprise – Découverte de Trello

  1. Hello…
    Les post-it ont fini par voler dans tous les sens, alors je me suis dit “Caro, tu dois centraliser !” et j’ai centralisé… sur un cahier qui traine un peu partout dans la maison. Une idée, un truc à faire, à acheter, un numéro de téléphone… tout y est écrit. Et puis bien évidemment qd une tâche est faite, je la raye.. Bref, tu t’en doutes bien, ce cahier ressemble à tout sauf à un cahier ; il y en a dans tous les sens et du coup quand je cherche une info, certes je sais où elle est … encore faut il retrouver la page !!!
    Je vais tenter trello… on verra bien.
    D’ici là, je note dans mon cahier de revenir te laisser un message pour te dire si ça fonctionne pour moi ou non.

    Bien à toi
    Caroline Muller

    1. Bonjour Caroline

      Très bonne idée de centraliser 🙂
      C’est déjà une bonne étape je trouve ! Et puis, en rayant, on sait au moins où l’on en est.

      Hâte d’avoir aussi ton retour sur Trello 🙂

      Au plaisir
      Evan

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