Comment choisir son logiciel de gestion RH ?

Les ressources humaines sont un secteur où les outils désormais disponibles sur le marché sont légion. Il existe, en effet, aujourd’hui une offre constituée de plusieurs centaines de logiciels capables de répondre à tous les besoins, à savoir :

  • Le recrutement
  • La gestion de paye
  • La gestion des congés
  • La gestion de l’expérience collaborateur (QVT)

Ainsi, lorsqu’on est à la recherche d’un tel logiciel en vue d’optimiser la gestion de ses ressources humaines, il n’est pas toujours facile de savoir vers quel produit se tourner. Les recherches peuvent alors rapidement tourner au fiasco et devenir plus chronophages qu’efficaces.

Dans ce guide proposé par Papa et Patron, nous vous proposons une série de conseils pour réussir à trouver un logiciel RH capable de vous accompagner dans vos différentes tâches RH en étant en télétravail.

La première étape lorsqu’on souhaite trouver le logiciel RH qui change la vie, constitue à identifier les sujets et axes de travail principaux qui ont motivé votre besoin. Il est nécessaire, pour ce faire, de réunir vos équipes et de vous poser les bonnes questions :

  • Quel est le problème de gestion RH à améliorer ?
  • Quel est le fond du problème ?
  • Qu’est-ce qui empêche l’équipe de travailler correctement ?
  • Quels sont les processus chronophages entraînant un manque à gagner ?

Cette réunion en groupe vous permettra de remettre les choses dans leur contexte, et de déterminer ensemble quels sont les problématiques rencontrées au quotidien par les différents membres de l’équipe RH.

2 – Définir les fonctionnalités recherchées

Une fois votre problématique identifiée et vos besoins clarifiés, vous allez pouvoir définir les fonctionnalités que vous souhaitez retrouver au sein de votre futur logiciel RH. L’objectif de cette seconde étape constitue à définir un cahier des charges simplifié, qui vous aidera à trouver le bon outil. Les entrées de votre cahier des charges doivent globalement être les suivantes :

  • Rappel du contexte actuel
  • Rappel des problématiques à résoudre
  • Rappel du besoin
  • Rappel des objectifs
  • Description des fonctionnalités principales
  • Description des contraintes
  • Budget

En outre, un logiciel RH doit remplir un certain nombre de critères qui vous garantiront une prise en main accessible, ainsi qu’une utilisation simplifiée et optimale. Voici une liste de critères que devrait idéalement remplir votre future solution logicielle :

3 – La simplicité d’utilisation


L’accessibilité et le caractère « responsive » permettant de l’utiliser sur n’importe quel support (PC, tablette et Smartphone).
L’API et la capacité à se connecter avec vos logiciels existants.
La conformité RGPD garantissant la protection des données contenues dans le programme.
Un service client performant proposant une assistance personnalisée et un accompagnement de qualité.

4 – Comparer les logiciels RH disponibles sur le marché

La troisième étape consiste à identifier les différents logiciels disponibles sur le marché susceptibles de représenter votre future solution RH. Pour que cette étape soit fructueuse, il est important de créer un système d’organisation qui vous permettra de retenir les solutions intéressantes et d’écarter les autres, afin d’obtenir une présélection pertinente. Pour ce faire, créer un tableau comparatif au format Excel est généralement la solution qui fonctionne le mieux.

En outre, pour simplifier vos recherches, nous vous conseillons de vous rendre directement sur la page tarif de chaque logiciel. C’est généralement à cet endroit que vous retrouverez la liste des fonctionnalités proposées par chaque outil ainsi que leur coût.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également utiliser un comparateur de logiciel qui représente une astuce rapide et efficace pour dénicher de bonnes solutions RH. Parmi les logiciels les plus fiables, il est notamment possible de citer : Appvizer et Capterra.

Enfin, avant de retenir une solution, pensez toujours à consulter les avis clients en vous assurant de le faire sur une plateforme d’avis vérifiés. Autrement, les avis positifs pourraient tout simplement être postés par les développeurs eux-mêmes et cela ne vous avancerez pas plus dans vos recherches.

5 – Analyser les formules d’abonnement

Tous les logiciels RH ne fonctionnent pas de la même façon et ne proposent pas les mêmes formules d’abonnement. Néanmoins, ces données représentent un critère de sélection particulièrement important.

À cette étape, il est capital de comprendre la notion de mode SAAS. En effet, ces derniers mois, la digitalisation du travail s’est accélérée. Aujourd’hui, il est indispensable que les différents collaborateurs d’une entreprise puissent aussi bien travailler au sein des locaux que depuis leur logement. Ce nouveau mode de travail implique désormais de pouvoir bénéficier des mêmes outils au bureau qu’à la maison, qu’il s’agisse de télétravail temporaire ou permanent. Cela permet, non seulement, de pouvoir disposer de toutes les informations de l’entreprise partout où l’on se trouve, mais également de pouvoir communiquer plus aisément avec ses collègues. Pour ce faire, les outils en mode SAAS ou « software as a service » se distinguent clairement des autres. Les logiciels en mode SAAS ne sont pas installés sur un ordinateur en particulier, mais sont hébergés en ligne. De fait, il suffit de disposer d’une connexion internet pour pouvoir accéder au logiciel avec son compte personnel. Il suffit généralement, pour ce faire, d’entrer son adresse émail ainsi qu’un mot de passe comme pour n’importe quel outil.

En outre, les formules d’abonnement peuvent également être différentes d’un outil à l’autre. Il est donc également nécessaire de connaître ce détail, puisque certaines formules sont proposées sous forme d’abonnement mensuel, alors que d’autre le seront sous forme d’abonnement annuel. La tarification sera également soumise à d’autres paramètres. C’est notamment le cas s’il s’agit des solutions SIRH proposées à la carte pour lesquelles vous aurez la possibilité d’adhérer uniquement aux modules qui vous intéressent (gestion des congés, gestion QVT, gestion des recrutements, etc.). Dans ce cas, la tarification dépendra également du nombre d’utilisateurs et du nombre de modules choisis. Si vous souhaitez opter pour une solution sur-mesure capable de répondre précisément à vos besoins, ce type d’option est probablement fait pour vous.

6 – Tester les solutions les plus pertinentes

Le secteur des logiciels de gestion RH est de plus en plus féroce et c’est notamment pour cette raison que la plupart des éditeurs proposent de tester les logiciels. En tant que futur client, il est important de saisir cette opportunité pour vérifier que les solutions qui vous intéressent sont effectivement bien adaptées à vos attentes. Il est intéressant de noter que certaines plateformes proposent également des démos.

Les démos ou démonstrations sont généralement organisées de façon à ce que les futurs clients puissent voir le logiciel en activité et poser leurs questions en direct. Il s’agit généralement de webinaires très pratiques qui peuvent également être consultés en replay pour certains. De quoi largement réussir à faire un choix avisé en ayant tous les éléments nécessaires à votre choix en tête.

Les tests sont quant à eux proposés sous forme d’essais gratuits. Vous pourrez ainsi choisir les outils que vous aurez retenus et les essayer en conditions réelles. Pour être efficace dans votre démarche, nous vous conseillons de vous limiter à 3 logiciels. Vous devrez ainsi les tester, mais également faire participer votre équipe, afin de pouvoir faire un choix collectif susceptible de convenir à tous les utilisateurs. Afin de pouvoir prendre votre décision, il faudra documenter chaque crash test en prenant quelques notes. Précisez les points forts et les points faibles de chaque solution. Notez les fonctionnalités les plus intéressantes ainsi que la tarification proposée. Prenez également soin de noter les éventuelles questions que vous auriez afin de les transmettre au support. Cela vous permettra également de vérifier la réactivité et l’efficacité de ce dernier.

En effet, vous devez être intransigeant sur la qualité du support et du service client de façon plus générale. Cela vous évitera bien des déconvenues s’il s’avérait être peu réactif et inefficace. De façon générale, celui-ci devra répondre rapidement et efficacement à vos questions.

En conclusion :

Grâce à ce guide complet, vous serez en mesure de choisir un logiciel de gestion RH performant et parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise.

L’utilisation d’un tel logiciel devrait vous apporter un réel regain de productivité et vous accompagner plus efficacement dans la transition digitale de votre activité.

Afin de ne pas créer un tremblement de terre au sein de votre structure, n’hésitez pas à inclure les collaborateurs concernés dans le choix de cet outil. Cela permettra à toute l’équipe de pouvoir mieux l’intégrer dans ses nouvelles habitudes.

Enfin, rappelons qu’il est particulièrement important de prendre le temps de faire un choix avisé et non un choix par dépit. En effet, rappelez-vous qu’il existe des centaines de solutions sur le marché. Si vous avez du mal à trouver celle qu’il vous faut, c’est simplement que vous n’êtes pas encore tombé sur le bon produit. En outre, si vous rencontrez cette problématique, il peut être judicieux de faire appel à votre réseau de partenaires afin de solliciter leur avis. Il est fort probable que l’un d’entre eux dispose déjà d’une solution qui pourrait parfaitement correspondre à vos besoins.

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