Conseils et astuces pour s’organiser quand on travaille à la maison

Travailler de chez soi est un rêve pour beaucoup de monde. Avec la récente crise sanitaire, de nombreux travailleurs ont pu tester la réalité du télétravail et se rendre compte que s’organiser quand on travaille à la maison n’est pas si simple que ça.

En effet, le travail à domicile à temps plein, ou même, à mi-temps, demande une véritable organisation si l’on veut rester productif et efficace dans ses différentes tâches quotidiennes.

Quelle que soit la nature de la profession, les témoignages sont toujours les mêmes et mettent en évidence la nécessité d’une organisation optimale pour réussir le défi de travailler depuis son domicile.

C’est pour cette raison que Papa et Patron vous propose aujourd’hui de vous dévoiler les conseils et astuces les plus efficaces et pertinents pour apprendre à travailler de chez vous comme un pro. C’est parti !

Lorsqu’on commence à travailler à la maison, il est important de faire le point sur la situation. Si vous venez d’un monde professionnel « classique » où vous aviez l’habitude d’être dirigé, il va à présent falloir travailler à votre rythme, de façon autonome, en prenant en compte votre personnalité. C’est l’un des avantages de travailler à la maison, que ce soit en tant que patron ou en collaborant à distance avec une entreprise.

À ce stade, il est donc important de réfléchir à vos aspirations et à la façon dont vous avez envie de travailler. Plusieurs pistes peuvent être explorées, à savoir :

  • Fixer le nombre d’heures que vous souhaitez effectuer par semaine.
  • Définir les conditions dans lesquelles vous avez envie d’évoluer.
  • Savoir comment vous allez concilier vie professionnelle et vie de famille.
  • Choisir le futur emplacement de votre bureau. À noter que si vous êtes un créatif ou si vous êtes plutôt administratif, celui-ci peut varier.

En répondant à ces questions, vous serez en mesure de mieux appréhender votre nouvelle vie professionnelle. Sachez d’ailleurs, qu’il est tout à fait possible de se tromper et de tester plusieurs systèmes d’organisation jusqu’à trouver les mécanismes qui vous conviennent le mieux.

2 – Créer un cadre propice au travail

C’est le premier conseil que l’on peut donner à une personne qui débute dans l’univers du travail à la maison, et c’est aussi l’un des plus avisés. En effet, lorsqu’on travaille dans un bureau, le cadre de travail est préexistant. À l’inverse, lorsque l’on travaille de chez soi, on se retrouve dans un cadre privé où absolument rien n’est conçu pour l’exercice d’une activité professionnelle.

Préparer et définir un espace de travail chez soi, aussi restreint soit-il, permet de poser un cadre professionnalisant, afin de partir du bon pied. Cet espace peut être une pièce entière, si vous en avez la possibilité, ou tout simplement un espace bureau aménagé dans un coin de votre logement. L’important est que cet espace soit délimité, c’est même tout à fait essentiel.

Un autre paramètre ultra-important consiste à choisir un espace agréable. Pour être productif, il est indispensable que vous vous sentiez bien. Pas question de s’enfermer dans le placard à balais, optez plutôt pour un espace lumineux et bien aéré. Lorsque vous aurez identifié cet espace, il faudra veiller à le rendre fonctionnel et adapté à votre activité professionnelle. Il est donc important de penser aux prises électriques, à l’emplacement de votre ordinateur, à vos fournitures de bureaux, et même, pourquoi pas, à intégrer votre machine à café ou à thé pour plus de praticité.

Enfin, il est important que ce nouvel espace de travail soit suffisamment séparé, ou tout du moins séparable, de votre vie personnelle. L’idée n’est pas de transformer votre salon ou votre chambre à coucher en espace de travail, mais on ne pense pas toujours à certains endroits inexploités de la maison ou de l’appartement comme un recoin non utilisé tel que le soubassement d’un escalier, par exemple. Celui-ci pourrait vous permettre de créer un espace bureau fonctionnel et discret. Dans d’autres cas, un simple paravent ou un rideau pourrait vous permettre de créer ce lieu de travail au sein même de votre maison. Enfin, il existe également de nombreux meubles de type secrétaire qui permettent de créer et de camoufler un espace bureau en moins de temps qu’il ne faut pour le dire. Bref, les possibilités ne manquent pas, à vous de trouver celle qui vous correspondra le mieux.

3 – Définir des horaires de travail

Travailler à la maison sans définir un emploi du temps strict ne fonctionne quasiment jamais. En effet, les tentations sont trop nombreuses lorsque l’on travaille de chez soi, or, débuter une journée de façon aléatoire lorsqu’on a du travail qui nous attend est un jeu bien trop dangereux…

La meilleure solution pour cela, est de définir avec précision un emploi de temps journalier. L’heure de début de la journée et l’heure de fin doit être stricte, de la même façon que les jours de repos et les moments de pause qui doivent être prédéfinis.

Si vous souhaitez que votre nouvelle situation en télétravail fonctionne, il faut être intransigeant sur ce point. D’ailleurs, si vous ne vivez pas seul, il faudra mettre votre entourage au diapason et leur indiquer que même si vous êtes présent physiquement à la maison durant vos heures de travail, vous n’êtes pas disponible, sauf en cas d’urgence, bien sûr. Si vous ne fonctionnez pas ainsi, vous risquerez d’être trop souvent sollicité et de perdre en productivité.

Astuce : utiliser la méthode « Pomodoro », c’est une technique d’optimisation du temps simple et efficace qui permet de rester productif tout au long d’une journée de travail. Elle consiste, tout simplement, à alterner les moments de travail et de pause tout au long de la journée. 25 minutes de travail suivies de 5 minutes de pause stricte en faisant une pause de 20 minutes toutes les 2 heures permet, en effet, à beaucoup de travailleurs en télétravail de gagner leur pari et de rester concentrés.

4 – Fixer des règles à la maison

Travailler à la maison ne doit pas rendre votre vie compliquée, bien au contraire ! Pour conserver un rythme professionnel et personnel sain, il est important d’établir de nouvelles règles à la maison.

Pour ce faire, il ne faut pas hésiter à communiquer avec votre entourage au sujet des nouvelles habitudes que l’ensemble de la famille va devoir adopter vis-à-vis de votre nouvelle situation professionnelle.

Partager votre emploi du temps, expliquer les consignes et préciser les moments où vous serez disponible, etc. Permettra de clarifier la situation pour tous. En outre, n’hésitez pas à créer un système ou un signal qui signifie que vous ne devez pas être dérangé. Cela vous permettra de pouvoir assister à une réunion ou de pouvoir passer des appels importants sans risquer d’être interrompu.

5 – Prendre le temps d’aménager son espace professionnel

En dehors de la création d’un espace de travail à la maison, il est important d’aménager un espace professionnel qui comporte tout ce dont vous aurez besoin pour travailler efficacement. Cela représentera une source de motivation supplémentaire.

Il existe plusieurs astuces très simples pour concevoir un espace de travail idéal chez soi. La première consiste à décorer son « bureau » à son goût. Vous devez vous y sentir bien pour avoir envie d’y travailler au quotidien. N’hésitez pas pour cela, à miser sur une jolie décoration tout en restant dans la sobriété. N’oubliez pas qu’on ne décore pas un bureau comme une maison. Dans ce cas, sobriété, élégance et efficacité doivent rester les maîtres-mots.

Attention, il existe deux éléments sur lesquels il ne faut jamais lésiner. Il s’agit du bureau et de la chaise de bureau. Dans ce cas, le confort et l’ergonomie doivent être optimums, car c’est là que vous passerez vos journées.

En second lieu, il est important de supprimer de votre espace de travail toutes les sources directes de distraction ou de dérangement. On évitera, par exemple, de travailler à proximité d’une télévision, ou même, d’une machine à laver. Éviter les bruits du « quotidien » vous aidera à rester concentré sur votre activité professionnelle.

Enfin, un détail qui a beaucoup d’importance consiste à installer une horloge murale à proximité directe de votre nouveau bureau. Cela vous permettra de garder un œil sur l’heure sans effort, et de mieux suivre votre emploi du temps. C’est une astuce simple, mais qui a déjà fait ses preuves.

6 – Préparer tout son équipement de travail

Quand on déménage son espace de bureau à son domicile, ou même, lorsque l’on débute un emploi en télétravail pour la première fois, il est indispensable de bien préparer son poste de travail. L’ensemble de l’équipement nécessaire à l’accomplissement de vos tâches doit être à votre disposition.

En ce qui concerne le travail à la maison, le poste idéal est à peu près similaire quel que soit le type de travail. Les bases sont :

  • Un ordinateur performant ! Fixe ou portable, peu importe, mais il doit absolument vous permettre de travailler dans de bonnes conditions. Adieu les vieux ordinateurs qui rament !
  • Un ensemble d’accessoires high-tech. Casque avec micro, webcam HD, souris ergonomique… Vous devez disposer de toute la panoplie vous permettant de travailler de façon optimale, d’assister à vos réunions, etc.
  • Une connexion internet wifi performante. Pas question, là encore, que la connexion connaisse des bugs, surtout pendant vos entretiens pros. Si vous pouvez opter pour la fibre optique, faites-le !
  • L’ensemble des logiciels nécessaires à la réalisation de vos tâches professionnelles. Ceux-ci varient bien sûr en fonction de votre poste.
  • Un système de stockage en ligne qui permet de préserver vos données et de pouvoir y accéder sur des supports divers (PC, tablette et Smartphone). Très pratique et bien plus sécuritaire pour vos travaux.
  • Une boîte mail professionnelle.
  • Un accès aux documents partagés (si nécessaire).
  • Les logiciels collaboratifs utilisés par vos collaborateurs et un logiciel de visio conférence (si nécessaire).

Avec tout ça c’est sûr, vous serez en mesure de travailler de façon productive et performante depuis votre domicile !

7 – Quelques astuces de pro pour rester concentré et productif

Travailler à la maison peut demander quelques ajustements dans les premiers temps. Il n’est, en effet, pas toujours facile de trouver son rythme lorsque l’on passe d’un emploi en structure d’entreprise à un emploi effectué depuis chez soi.

Pour prendre la bonne voie et réussir à rester concentré et productif malgré les tentations qui se trouvent dans son environnement, il existe quelques astuces simples à mettre en place. En voici quelques exemples :

  • Éviter de faire plusieurs tâches en même temps. Quand on débute en télétravail, le multitâche est à éviter dans la mesure du possible.
  • Couper toutes les notifications personnelles sur votre téléphone. Le mieux est d’avoir un téléphone professionnel dédié, mais si ce n’est pas le cas, il est préférable de couper le son de toutes les sources de dérangement habituelles comme les pop-ups et les sonneries de vos réseaux sociaux, mails personnels, etc.
  • Analyser vos habitudes afin de déterminer celles qui pourraient constituer une source de distraction et vous faire perdre du temps.
  • Ne pas hésiter à vous aérer l’esprit et à faire des pauses régulières en vous levant et en faisant quelques pas, ou en allant respirer de l’air frais à l’extérieur, etc.
  • Toujours garder une bouteille d’eau à proximité et ne pas hésiter à bien s’hydrater tout au long de la journée. C’est une recommandation simple, mais qui change vraiment tout !
  • Être particulièrement attentif à la position que vous adoptez en travaillant. Votre dos droit être bien droit, vos jambes détendues et votre tête à la hauteur de votre écran. Cela vous évitera bien des migraines et des douleurs au dos.

8 – Favoriser une bonne communication

Une communication fluide avec vos collaborateurs, vos partenaires et vos clients est indispensable lorsqu’on télétravaille. La première étape, lorsqu’on débute, est de clarifier le mode de fonctionnement avec l’ensemble de ses interlocuteurs.

Il faut ainsi établir des procédés de communication efficaces, préciser les outils pour le faire, ainsi que la fréquence. Il n’existe pas de formule magique adaptée à tous. Chacun est libre de mettre en place le mode de fonctionnement qui lui convient le mieux et qui convient à ses collaborateurs.

L’important, et ce qu’il faut retenir, est que, communiquer sur une base régulière tout en exprimant clairement ses besoins et préférences est nécessaire. Cela permet, non seulement, d’établir une routine de travail pérenne, mais également une relation à distance basée sur la confiance.

Si vous travaillez en collaboration avec un manager, cela vous permettra également d’obtenir plus de libertés grâce à un pilotage par objectifs et non par tâches.

Important : si vous rencontrez des difficultés d’adaptation et de communication dans les premiers temps, sachez que cela est tout à fait normal. Pour certains, quelques ajustements devront se faire lors des premières semaines de travail à domicile, mais rappelez-vous que rien n’est insurmontable. Ne vous braquez pas, le temps vous permettra de palier à ce genre de petits soucis.

9 – Établir un emploi du temps journalier ou hebdomadier à l’avance

De nombreux professionnels ont recours à cette astuce simple et particulièrement efficace pour améliorer leurs performances et optimiser leurs journées. Il s’agit de la planification de tâches à l’avance. La puissance d’une journée planifiée dans la vie professionnelle, et même, personnelle, est réelle et vérifiable. Pour ce faire, il suffit de l’appliquer pour constater immédiatement les résultats.

Si votre planning de la journée, ou même, de la semaine est planifié à l’avance, vous gagnerez énormément de temps sur vos journées de travail. Dès lors que vous serez installé à votre poste, vous saurez immédiatement ce que vous avez à faire et dans l’ordre que vous devez le faire. Cela vous aidera à tenir le cap et vous verrez rapidement l’avancée que cela procure sur vos objectifs

En outre, il existe de nombreuses astuces qui permettent de planifier votre emploi du temps comme un vrai pro. En voici quelques-unes très efficaces :

  • Créer un emploi du temps par journée, en établissant la liste de vos tâches du jour, quantifiées en termes de temps.
  • Toujours inclure votre temps de repos et vos repas dans votre planning.
  • Ne jamais oublier de laisser de la place à l’imprévu.
  • À chaque fin de journée, vérifier votre liste des choses à faire, et s’il le faut, actualisez celle du lendemain.
  • Prévoyez un planning plus large (hebdomadaire ou mensuel) où vous pourrez inscrire vos objectifs à plus long terme.

De plus, en travaillant à la maison vous aurez plus de liberté et donc plus d’occasions d’oublier des choses puisque personne n’est là pour vous les rappeler. C’est pourquoi, vous devriez prendre l’habitude de noter absolument tout ce que vous avez à faire. C’est même indispensable pour améliorer vos nouvelles habitudes de travail à la maison. Productivité, mais aussi sérénité sont à la clé !

Important : afin de ne pas vous éparpiller, il est capital de ne disposer que d’un seul agenda ou calendrier. Qu’il soit en ligne ou sur papier, à vous de choisir. L’essentiel est que vous sachiez où trouver les informations en un seul coup d’œil.

10 – Travailler sur le cloud, une habitude qui peut vous changer la vie

Quand on travaille à la maison, il peut être très pratique de travailler directement sur le cloud. Ainsi, vos travaux seront sauvegardés en ligne et synchronisés en temps réel.

Cette façon de travailler offre de nombreux avantages en plus de sauvegarder vos travaux en ligne. Vous pourrez également y avoir accès depuis n’importe où dans le monde et depuis n’importe quel support connecté. Par ailleurs, vous pourrez en autoriser l’accès à certaines personnes comme vos collaborateurs ou clients.

Il existe de nombreuses solutions de cloud qui sont parfaitement sûres et sécurisées comme : Google Drive, Dropbox, iCloud et bien plus encore.

11 – Se couper des réseaux sociaux

Cela peut paraître bateau, mais les réseaux sociaux (comprenant les services de messagerie instantanée) prennent aujourd’hui une place très importante dans notre vie. Même s’il vous semble que passer quelques secondes plusieurs fois par jour à aller sur vos réseaux au cours d’une journée représente peu, l’addition est en réalité bien plus lourde qu’on ne le pense. Non seulement, les secondes se transforment rapidement en minutes et en heures, mais en plus, le niveau de déconcentration est optimal.

Se couper des réseaux sociaux pendant ses heures de travail est une nécessité et vous en constaterez rapidement les résultats sur votre productivité. Une fois votre journée terminée, vous pourrez vaquer à vos occupations et les utiliser autant que vous en aurez envie.

12 – Couper le cordon avec le travail en fin de journée

Lorsqu’on travaille à la maison, il est important de savoir couper les liens avec sa journée professionnelle en fin de journée. Si vous avez un bureau, vous n’aurez qu’à ranger vos affaires et fermer la porte pour un retour à la vie « normale ». En revanche, si votre espace de travail est visible depuis votre espace de vie, il est important de clôturer votre journée en prenant quelques bonnes habitudes :

  • Ranger votre espace de bureau.
  • Éteindre l’ordinateur.
  • Éteindre votre téléphone professionnel.

Par ailleurs, si vous en avez la possibilité, il ne faut pas hésiter à sortir de chez vous. Aller prendre l’air, se balader, aller au cinéma, voir des amis et de la famille vous permettra de couper avec le travail tout en maintenant une vie sociale. En effet, travailler à la maison peut limiter fortement les interactions physiques avec autrui. Il est donc important d’entretenir une vie à l’extérieur du travail et de savoir maintenir les limites entre vie professionnelle et vie personnelle.

Et maintenant, c’est à vous de jouer !

Grâce à tous ces conseils et astuces, vous êtes fin prêt à vous lancer dans le monde du travail à la maison ! La tâche est parfois moins facile que beaucoup d’aspirant au télétravail et à l’entreprenariat ne semble le penser. Pourtant, en restant focus sur vos objectifs et en ayant la motivation et la détermination nécessaire, vous parviendrez sans aucun doute à faire votre place dans l’univers du travail à distance.

Sur ce, bonne chance à vous !

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