Une façon pour le manager de gagner du temps, de l’efficacité et de la disponibilité non seulement pour lui-même, mais aussi pour ses collaborateurs, est de structurer ses journées et de formaliser certaines routines. Il ne fait aucun doute que l’auto-organisation est essentielle pour avoir des journées de travail productives.
Table des matières
Comment devez-vous structurer votre journée de travail ?
Avant d’apprendre à organiser ses journées de travail, il faut d’abord comprendre pourquoi !
Un manager et son équipe peuvent gagner du temps, gagner en efficacité et augmenter leur disponibilité en structurant, organisant et planifiant leurs journées. Une équipe bien organisée a deux avantages majeurs :
– Premièrement, elle a une meilleure cohésion et donc un meilleur environnement de travail, ce qui améliore grandement le bien-être et le moral de vos employés.
– Deuxièmement, une activité accrue signifie plus de temps et un niveau supérieur de qualité de l’emploi. Les bénéfices à bien structurer ses journées de travail sont nombreux pour le manager.
En effet, une planification minutieuse lui permet de gagner du temps, de l’efficacité, de l’énergie, de réduire le stress, d’augmenter la disponibilité des employés et de mieux gérer les imprévus.
Excellentes habitudes quotidiennes
Pour devenir plus organisé au travail, vous devez développer quelques bonnes habitudes.
Passez 15 minutes chaque jour pour réfléchir sur la journée précédente et anticiper la suivante. Il est essentiel de garder un horaire quotidien pour éviter de perdre la notion du temps.
- Etre méticuleux dans son organisation et respecter ses plans dans la mesure du possible. Maintenir son planning, valider les tâches réalisées et les réunions.
- Réservez un moment de calme pour accomplir les tâches qui accompagnent le fait d’être un gestionnaire. Prévoyez du temps supplémentaire pour les événements imprévus.
- Triez les micro-tâches par importance et urgence.
Trois méthodes pour organiser votre journée de travail et votre journée. Il ne fait aucun doute que l’auto-organisation est essentielle pour avoir des journées de travail productif.
Les intervalles de temps
La stratégie de blocage du temps nous aide à organiser nos journées. Qu’est-ce que cela implique exactement ?
Diviser sa journée en blocs horaires et affecter chaque bloc à une ou plusieurs tâches spécifiques. La méthode time-blocking est la méthode de référence pour passer d’une journée non structurée à une journée structurée. Cette stratégie garantit que vous planifiez du temps pour effectuer chaque type de tâche. Surtout, vous vous assurez de ne pas essayer de tout faire en même temps.
C’est souvent notre plus gros problème en matière de gestion du temps. Nous développons la mauvaise habitude du multi-tâche lorsque nous essayons de tout faire en même temps. Parce que quelque chose de nouveau apparaît toujours et nous interrompt, il est impossible de se concentrer sur une tâche pendant une période prolongée afin d’aller au fond des choses.
Nous pouvons organiser notre temps de manière optimale lorsque nous utilisons des blocs horaires en réfléchissant à l’avance au type de travail que nous voulons faire pendant la journée.
Les journées thématiques
L’objectif de la thématisation de la journée par opposition aux blocs horaires, n’est pas de déterminer comment votre journée se déroulera réellement ou ce que vous ferez à un moment précis. L’objectif des journées thématiques est de regrouper votre charge de travail et vos responsabilités en un seul jour de semaine. Donner une thématique à vos journées implique de planifier ce que vous ferez certains jours de la semaine.
Les trois principales priorités pour aujourd’hui.
Vous pouvez utiliser la technique des trois priorités de la journée pour créer un plan plus réaliste pour votre journée. Le but n’est pas d’accomplir 18 tâches en une journée, mais plutôt d’accomplir les trois que vous jugez les plus importantes et les plus urgentes. Vous souhaitez cependant réaliser vos trois tâches les plus importantes (TPI) car vous savez qu’elles vous permettront d’avancer avec vos objectifs/projets en cours. Voici un exemple de la façon dont vous pourriez utiliser cette méthode pour organiser votre liste de tâches quotidiennes.
Vous devez les mettre en oeuvre immédiatement afin d’organiser efficacement votre temps et vos journées. Si vous utilisez ces trois stratégies précitées, vous aurez beaucoup plus de succès. Plus concentré sur l’essentiel !
