comment bien gérer les mails

215 milliard de mails, et moi, et moi, et moi ?

215 milliards de mails ont été envoyés dans le monde en 2016, 88 mails par jour pour un cadre, être interrompu-e toutes les 10 minutes : les mails sont bien compliqués à gérer dans notre vie d’entrepreneur-e, vous ne trouvez pas ?

Trop de mails vous avez dit ?

Savez-vous qu’un cadre passe entre 4 et 5 heures par jour devant ses mails ?

Le mail est devenu une source de pollution énorme dans le travail d’une personne aujourd’hui.
Et comme toute pollution, les effets négatifs se font vite sentir :

  • perte de motivation
  • perte de productivité
  • fatigue visuelle
  • stress

Les mails, sans même compter les spams, sont devenus envahissant, et continuent chaque année à l’être de plus en plus.

Comment alors réussir à prendre le dessus face à ce raz de marée ?

Allons voir du côté des lois du temps pour mieux appréhender les mails.

Les lois du temps, pour nous aider

Pour gagner du temps, dans votre journée, demandons de l’aide aux lois du temps.

Loi de Parkinson

Fixer un temps, puis fixer un temps court, pour effectuer une tâche va vous permettre de la finir beaucoup plus rapidement que prévue.

Pour les mails, c’est pareil : au lieu de vous dire, j’en ai pour 5 heures par jour (et déjà c’est très bien vous avez fixé un délai), dites-vous : pas plus de 2 heures par jour.

Loi de Pareto

La règle du 20/80, vous connaissez ? Elle vous propose de prioriser ce que vous avez à faire, pour ne faire en premier que ce qui est important, et qui vous rapportera 80% de bénéfice.

En appliquant cette loi, et avec la loi de Parkinson, vous allez trier et traiter les mails prioritaires en premier.
Et si vous n’avez pas fini au bout du temps prévu, vous aurez fait le plus important : c’est déjà une très bonne chose !

Loi de Carlson

Un travail réalisé en continue prend moins de temps que lorsqu’il est éparpillé, fait en plusieurs fois.

Au lieu d’être interrompu toutes les 10 minutes par vos mails :

  • empêchez toute notification (smartphone, de votre navigateur, …),
  • prévenez vos collègues, salariés, que vous n’êtes pas disponible durant un temps donné (et vous respectez en même temps la loi de Parkinson),
  • fermez toute autre fenêtre et ne faites que le traitement et l’envoi de mail

On peut même aller plus loin, sisi, je vous assure :

Au lieu d’effectuer séquentiellement : je lis, je réponds, organisez par exemple le traitement des mails comme suis :

  • lecture de tous les nouveaux mails
  • suppression des mails non importants
  • pause
  • tri des mails à répondre : ceux importants d’abord
  • pause
  • écriture nouveaux mails importants
  • pause
  • s’il reste du temps, répondre aux mails moins importants

 

Enfin, pourquoi ne pas essayer de ne regarder ses mails qu’une à deux fois par jour ?

 


Et vous vous vous en êtes sortis avec vos mails ? Comment ça se passe, pas trop submergé-e ?

 

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